Une pile de papiers à la maison, une montagne de documents au travail - chacun de nous connaît cette image accablante, au propre comme au figuré. De plus, ce n'est pas la pire vue du tout. Le pire, c'est que vous ne trouvez pas le document dont vous avez vraiment besoin. Et à partir de là, il n'y a qu'un pas loin du stress et des nerfs inutiles. C'est pourquoi l'équipe Google a préparé pour vous des conseils pratiques, grâce auxquels vous mettrez de l'ordre dans vos documents une fois pour toutes, éviterez le stress et donnerez plus d'ordre à la vie. Voici notre petit guide sur la façon de trier vos documents.
Conseils pratiques sur la façon d'organiser les documents à la maison et au travail.
Débarrassez-vous une fois pour toutes de l'encombrement des documents.
Lors du nettoyage de vos documents, demandez-vous si vous pouvez commencer à recevoir l'un d'entre eux sous forme électronique, par exemple des relevés bancaires. De cette façon, vous réduirez la quantité de papier gaspillé et économiserez éventuellement sur les frais bancaires.
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Séparation des documents - accessoires utiles
Il ne suffit pas de trier correctement les papiers. Il faut ensuite les ranger et les ranger pour pouvoir toujours retrouver facilement la lettre ou la facture recherchée. Par conséquent, avant de commencer le nettoyage, préparez tous les accessoires nécessaires:
- dossiers ou dossiers,
- boîtes en carton, p.ex. pour chaussures
- trombones et trombones,
- autocollants / étiquettes autocollantes,
- des feutres et un stylo,
- T-shirts pour documents (beaucoup!),
- agrafeuse, perforatrice,
- notes autocollantes jaunes,
- classeurs.
Ségrégation des documents - division en catégories
Une fois que vous avez tous les accessoires nécessaires prêts, réfléchissez aux catégories dans lesquelles vous diviserez vos documents. Pour ne rien manquer, écrivez-en une liste sur une feuille de papier. Vous trouverez ci-dessous nos suggestions pour les catégories les plus populaires. Pour certains, il vaut la peine d'introduire une division dans les documents relatifs à chaque membre de la famille.
Voici notre suggestion de catégorisation:
- Immobilier: contrats d'assurance, factures, actes notariés, contrats avec les fournisseurs d'énergie, de gaz, d'Internet, notifications de la société de logement, etc.
- Finances: contrats et correspondance avec les banques, accords de prêt, relevés de compte, documents concernant l'Institution d'assurance sociale, documents de l'administration fiscale, etc.
- Voiture: contrats d'assurance, factures de réparation, documents de voiture, etc.
- Documents commerciaux (si vous dirigez une entreprise): factures, contrats, etc.
- Achats: factures, garanties, etc.
- Santé: dossiers de vaccination, résultats des tests, références, etc.
- Travail: attestations de travail, contrats de travail, attestations, diplômes, avis.
- Formation: diplômes, certificats.
- Documents personnels: actes de naissance, actes de mariage, actes de décès, documents judiciaires, procurations, etc.
Commencez à classer des documents à la maison et au bureau
Notez chaque nom de catégorie sur une feuille séparée. Placez les pages signées sur votre bureau ou sur le sol - où vous déposerez des documents. Prêt? Il est temps de commencer le tri. Cela vaut également la peine de préparer un endroit pour jeter les papiers inutiles, car lors de la navigation, vous trouverez sûrement et autres. Si vous nettoyez le bureau, mettez les papiers inutiles dans une déchiqueteuse, si vous êtes à la maison - n'oubliez pas de les déchirer.
Organiser les documents
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Lorsque tous les documents sont triés par catégorie, mettez-les dans des dossiers ou mettez-les dans des classeurs. Nous vous conseillons de classer vos documents du plus ancien au plus récent. Grâce à cela, il est plus facile de trouver les plus récents et vous garderez l'ordre dans vos classeurs - la prochaine fois, vous pourrez ajouter plus de documents au début.
Faire une description détaillée
Enfin, décrivez les classeurs et les chemises - collez des autocollants / étiquettes ou des notes autocollantes dessus et signez-les. Il ne reste plus qu'à mettre sur une étagère. Phew. Prêt!
Organisez vos documents à la volée
Afin de ne pas perdre de temps à mettre chaque nouveau document ou notification dans un classeur, rassemblez-les dans un même contenant ou dans une boîte. Comme la boîte doit contenir des feuilles A4, une boîte à chaussures sera parfaite pour ce rôle. Une fois par semaine (pour les documents de travail) ou une fois par mois (pour les documents que vous avez à la maison), passez un quart d'heure à les ranger dans une chemise ou un classeur adapté. Grâce à cela, vous pouvez facilement maintenir l'ordre au bureau et à la maison, vous vous débarrasserez du stress et du désordre!
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