Triez les documents et nettoyez votre PC

Les factures s'accumulent dans votre tiroir du bas, vous ne retrouvez plus les données d'assurance de votre véhicule ou vous cherchez désespérément vos fiches de paie? Alors il est grand temps de mettre de l'ordre dans vos documents. Découvrez ici comment trier les papiers et ranger votre PC afin de pouvoir retrouver plus rapidement les documents importants à l'avenir.

Organiser les documents

Afin de faire face au chaos, vous devez d'abord décider d'un système avec lequel vous pouvez organiser vos dossiers. Vous devez le concevoir de manière à ce qu'il ait un sens pour vous. Les documents les plus importants doivent toujours être à portée de main - les données les plus importantes doivent donc être placées en haut de chaque dossier ou fiche, où vous pourrez les retrouver facilement. Les conseils suivants vous aideront à créer un système significatif.

• Créez des catégories et organisez le contenu par ordre chronologique: créez des dossiers ou des fichiers pour différents domaines dans lesquels vous pouvez organiser les documents par ordre chronologique. Par exemple, utilisez un dossier de travail pour les fiches de paie et les contrats de travail, un dossier d'assurance pour les assurances auto, habitation et vie, et un dossier bancaire pour les relevés bancaires et les informations de compte. Dans le dossier bancaire, vous placez le relevé de compte le plus ancien au verso, le plus récent au recto, etc.
• Conservez les coordonnées importantes ensemble: pour que la prochaine fois que vous ferez votre déclaration de revenus, vous n'ayez pas à parcourir tout un dossier pour trouver le numéro de téléphone de votre comptable, vous devez créer un dossier supplémentaire avec toutes les coordonnées importantes et les les noms de vos personnes de contact.
• Créez des corbeilles pour les nouveaux documents: utilisez des corbeilles pour trier la correspondance entrante afin de pouvoir la traiter plus rapidement par la suite. Il peut donc être judicieux de créer un référentiel pour les factures entrantes et un référentiel pour toutes les autres lettres et documents. Cela vous fait gagner du temps lors du tri et du classement des documents.
• Triez régulièrement les papiers: plus vous organisez et classez souvent les nouveaux documents, moins cela demande d'efforts. Cela vous évite également de payer vos factures en retard et de ne pas respecter les délais. Par exemple, parcourez vos dossiers une fois par semaine, puis classez-les.

Nettoyer l'ordinateur

Les données numériques doivent également être triées de temps en temps. Cela vous aide non seulement à mieux vous repérer dans votre propre PC, mais aussi à faire fonctionner votre ordinateur plus rapidement et à créer de l'espace de stockage supplémentaire. Voici ce qu'il faut faire lorsque vous souhaitez nettoyer votre PC:

1. Tout d'abord, désinstallez tous les programmes que vous n'utilisez plus, qui ont expiré ou que vous possédez plus d'un. Demandez-vous si vous avez vraiment besoin de trois navigateurs différents et si vous voulez rejouer à d'anciens jeux.
2. Après cela, vous devez supprimer les fichiers temporaires laissés par les programmes supprimés. Les systèmes d'exploitation plus récents ont souvent un nettoyage de disque qui effectue cette étape automatiquement.
3. Supprimez ensuite tous les anciens fichiers dont vous n'avez plus besoin.
4. Chaque fois que vous nettoyez votre disque dur, il est logique de le défragmenter par la suite. Cela comblera les lacunes laissées par les programmes supprimés au fur et à mesure que les données restantes se rapprocheront. Avec les nouveaux disques durs, appelés Solid State Disks (SSD), cela n'est plus nécessaire. Ici, le système d'exploitation informe automatiquement le disque dur de l'endroit où il y a de l'espace pour de nouvelles données, ce qui peut augmenter la vitesse d'écriture.

Qu'il s'agisse d'un PC ou d'un bureau, simplifiez-vous la vie en triant vos documents et en créant un système de classement évolutif. Cela accélère les tâches désagréables comme le paiement des factures et le renouvellement de l'assurance.