Comment organiser au mieux les lettres, reçus et autres documents

Avez-vous aussi parfois l'impression de vous noyer dans des piles de papier dans lesquelles vous n'avez aucune chance? Tu n'es pas seul! Dans notre équipe, nous sommes conscients de la difficulté de savoir tout ce qui passe par notre boîte aux lettres, et encore plus dans tout le chaos pour trouver le seul document dont nous avons besoin. C'est pourquoi, chez Google, nous avons préparé pour vous quelques conseils simples sur la façon d'organiser votre correspondance et de savoir exactement où la trouver à l'avenir. Lisez avec nous comment le faire.

Ce dont vous aurez besoin pour organiser la correspondance

Vous pouvez utiliser une variété de fournitures de bureau pour organiser les lettres, les reçus et autres documents - c'est à vous de décider ce que vous trouvez le plus pratique et clair. Essayez par exemple:

- Grands dossiers de bureau avec des compartiments marqués de différentes couleurs.

- Des panneaux d'affichage en liège sur lesquels vous pouvez épingler la correspondance avec des épingles.

- Une grande boîte pour la correspondance uniquement, que vous souhaitez archiver indéfiniment. Vous pouvez le laisser dans le grenier ou le garage la plupart du temps.

- Un endroit spécial facilement accessible pour les nouvelles lettres qui doivent être triées (table dans le hall ou le bureau, étagère dans la cuisine, etc.)

Comment trier le courrier

Quelle que soit la procédure que vous choisissez, n'oubliez pas que le plus important est que le système que vous choisissez vous convienne et vous aide à éviter les déversements de papier dans votre maison à l'avenir. Pour lutter contre la correspondance excessive, suivez ces étapes:

- Rassemblez tous les papiers que vous pouvez trouver dans la maison et commencez à les trier.

- Débarrassez la table de la cuisine ou du bureau et dépliez tous les papiers à trier.

- Divisez chaque lettre, reçu et autre type de papier en catégories telles que: reçus et garanties de marchandises, manuels d'appareils électroménagers, ordonnances de médicaments et autres documents médicaux, factures d'eau et d'électricité, lettres de la famille et des amis, relevés de compte, documents d'assurance, des documents importants tels que des certificats de naissance et des passeports, etc.

- Recyclez tous les documents dont vous décidez de vous débarrasser.

- Divisez les documents que vous décidez de conserver en ceux que vous avez à traiter prochainement, que vous pouvez remettre à plus tard et que vous souhaitez archiver indéfiniment.

- Créer une place spéciale pour chacune des trois catégories. Conservez la correspondance que vous devez traiter dès que possible dans un endroit clairement visible - par exemple, quelque part dans la cuisine. A l'inverse, vous pouvez laisser les papiers que vous archivez indéfiniment dans un carton au grenier ou au garage.

- Essayez d'afficher ou d'accrocher des lettres, des cartes d'anniversaire et d'autres correspondances qui comptent pour vous dans la maison. Vous pouvez également utiliser une jolie boîte cadeau pour les ranger.

- N'oubliez pas d'étiqueter toutes les catégories afin que vous sachiez ce qui est et où ce qui appartient à l'avenir.

- Créez une corbeille spéciale à la porte d'entrée, dans la cuisine ou dans un autre endroit stratégique, qui sera destinée uniquement au courrier qui vient d'arriver et dont vous souhaitez vous débarrasser.

Comment organiser la correspondance à l'avenir

Une fois que vous aurez traité la pile de courrier empilé, il sera beaucoup plus facile à l'avenir de vous assurer que votre correspondance ne s'accumule plus trop. Pour éviter cela, essayez l'une des astuces suivantes:

- Si vous recevez plus de courrier dans votre foyer, répartissez-le toujours entre les membres individuels de la famille dès que le courrier arrive et déterminez une place spéciale pour les lettres pour chacun.

- Essayez de catégoriser la correspondance dès qu'elle arrive. Vous sauvegarderez votre travail plus tard.

- Utilisez un calendrier ou un rappel sur votre téléphone pour planifier le moment où vous vous asseyez pour les documents qui nécessitent plus d'attention.

- Envisagez de passer à la correspondance électronique dans la mesure du possible. Cela vous fera gagner du temps et de l'environnement.

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